こんにちは。オーエムデザインの姫野です。
先日、自分で作った仕組みが、まったく動いていなかったことに気付きました。
しかも、それを作ったのは自分自身。動かすのも自分自身。なのに、10日間ほったらかしになっていました。今日はその話を書きます。
今日の内容
作ったのに、使っていなかった
会社の中で、「片付け終わったものを別の場所にしまっておく」というルールを最近整えました。
終わった案件をいつまでも進行中のリストに置いておくと、見渡しが悪くなります。だから、終わったら別のところに退避するという仕組みを作ったんです。
作ったのは10日前。
でも、その10日間、一度も使われていませんでした。
気付いたきっかけは、進行中のリストを眺めていたときの違和感です。「あれ、もう終わったやつが残ったままだな」と思って。それでようやく「あ、退避ルールあったわ」と思い出しました。
自分で作って、自分で使い忘れる。情けない話です。
作ったときの達成感は、ピーク
仕組みって、作ったときが達成感のピークなんですよね。
「これで楽になるぞ」「これからは効率上がるぞ」と思って、満足してしまう。作った瞬間、頭の中ではもう完成しているわけです。
でも、実際は違います。
仕組みは作っただけでは何も生みません。動かして、回って、初めて意味が出てきます。料理のレシピを書いただけでは、お腹は膨れないのと同じです。
ここを勘違いしたまま、「俺、いい仕組み作ったな」で止まってしまう。これが落とし穴でした。
動かない仕組みは、ない仕組みと同じ
冷静に考えたら、これは怖い話です。
「仕組みがある」と「仕組みが動いている」は、まったく違います。
紙の上にルールが書いてあっても、誰も使っていなければ、その業務は無秩序のままです。マニュアルを作っても更新が止まれば、現場は古い情報のまま動きます。
「仕組み倒れ」という言葉があります。作ったのに機能していない状態のことです。中小企業では、これがあちこちで起きていると思います。
私自身、過去にも何度かやっています。たとえば、業務の手順書を一生懸命まとめたけど、誰も読まなかった。報告フォーマットを作ったけど、結局口頭で済ませてしまった。
そのたびに、「ああ、また仕組み倒れか」と思いました。
今回、自分一人で完結する話なのに、また同じことをやっていた。気付いたときは少し笑えました。
作った人と動かす人が同じだから、止まる
なぜ仕組みは止まるのか。
一つには、「作った人と動かす人が同じだから」だと思います。
作った人は、その仕組みの中身を全部知っています。だから、わざわざ仕組みを使わなくても、頭の中で同じ処理ができてしまう。「あ、これは退避案件だな」と思っても、「まあ、後で動かせばいいか」となる。
一方、新しく入ってきた人は、その仕組みがないと業務が回りません。仕組みを使う動機が強い。だから、新人がいる組織の方が、仕組みは生きる気がします。
これは少し皮肉な話です。仕組みを一番必要としているのは、それを作った人ではなく、後から来る人だということです。
自分のために作っても、自分は意外と使わない。後から来る人のために作ったものが、結果として自分も助ける。そういう構造なのかもしれません。
80点で出して、動かしながら直す
今回のことで、改めて思ったことがあります。
仕組みは、完璧に作ってから動かそうとすると、いつまで経っても動かない。だから、80点で出して、動かしながら直す方がいい。
これは仕組みに限らず、何でもそうです。
完璧を目指すと、出すのが怖くなります。出さないと、フィードバックが返ってきません。フィードバックが返ってこないと、何が悪いのかわかりません。何が悪いのかわからないと、改善できません。
結局、完璧を目指す人は、永遠に完璧にたどり着けない。
逆に、「とりあえず出してみよう」という人は、最初は粗いけど、動かす中でどんどん良くなっていきます。
今回、私が作った仕組みも、まだ粗いです。でも、動かしてみて初めて「ここがわかりづらい」「ここが面倒くさい」というのが見えてきました。
これからは、作ったらすぐ動かす。動かしながら直す。このサイクルを意識しようと思います。
仕組みは、作ったところがゴールではなく、スタートです。
作って満足するのではなく、動かして初めて意味が出る。動かないなら、ない仕組みと一緒です。
当たり前のことなんですけどね。当たり前のことを、自分が一番できていなかった、という話でした。
明日から、また一つ動かします。
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